Administrasi Tata Persuratan dan Kearsipan
1. Macam-macam Surat dan Pengertiannya
Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu
memahami pengertian surat berdasarkan macamnya, adalah sebagai
berikut.
a) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.
b) Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi
hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.
c) Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh
atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan.
d) Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan
atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang
berisi catatan singkat tentang tugas.
e) Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau
pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan
atau barang, bahan lain yang dikirimkan.
56
f) Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan
menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang
perlu cepat disampaikan melalui telegraf.
g) Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang
ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
h) Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara
melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah
yang telah ada.
i) Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk
menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.
j) Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang
berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
k) Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa
untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
l) Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan
mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau
masyarakat umum.
m) Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
n) Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar
tidak menimbulkan keraguan.
o) Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian
atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk
lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.
p) Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima
surat masuk atau mengirim surat keluar.
q) Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat
menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk
mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
r) Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi
surat.
s) Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.
2) Menyusun Surat.
57
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat, yaitu:
Syarat Surat
a) Objektif
b) Sistematis
c) Singkat, tidak bertele-tele
d) Jelas masalahnya, alamat tujuan dan alamat pengirim
e) Lengkap isinya
f) Sopan
g) Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan
sebagainya)
Bahasa Surat:
a) Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinya
oleh penulis surat.
b) Bahasa baku/ resmi, yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.
Bagian Surat:
Kepala surat
Tanggal Suar
Nomor Surat
Perihal
Alamat dalam
Salam pembuka
Isi surat
Salam penutup
Nama Jabatan (penutup surat)
Inisial
Tembusan
Bentuk Surat:
1) Resmi/Official Style
2) Lurus Penuh/ Full Block Style
3) Lurus/ Block Style/ Modified Block Style
4) Setengah Lurus/ Semi Block Stye
5) Sederhana/ Simplified Style
6) Lekuk/ Idented Style
58
7) Alinea menggantung/ hanging paragraf
8) Lurus dengan perihal atau ” Pokok Surat/ Subject Notice.
3) Pengurusan Surat
Pengurusan surat meliputi: mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan
surat baik surat masuk maupun surat keluar.
a) Pengurusan Surat Masuk
Urusan kerja pengurusan surat masuk, yaitu: menerima surat masuk
dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan/
paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilih surat
untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi, memilih surat dinas
atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka).
Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga, yaitu:
(1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin)
Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana
pencatat surat, melainkan menggunakan lembar pengantar surat
rutin. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang
menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan
berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. Selanjutnya,
masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar
surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang
bersangkutan.
(2) Pengurusan surat masuk penting
Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila:
Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat
berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan;
Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga
dapat menimbulkan kerugian;
Surat memerlukan tidak lanjut;
Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang
bersangkutan.
Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang
surat tersebut di tempat lain.
59
(3) Pengurusan Surat Rahasia
Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan
disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.
b) Pengurusan Surat Keluar
(1) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar
pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat
penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
(2) Surat ke luar dibagi tiga golongan:
(a) Surat biasa
(b) Surat penting
(c) Surat rahasia.
(3) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat
sampai pengirimannya.
(4) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep
surat.
(5) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas
tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat.
(6) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu.
(7) Kode surat ke luar, meliputi:
(a) Kode unit kerja
Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor
Wilayah di Propinsi.
Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi.
Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya
Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah
Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah
Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang
bersangkutan.
(b) Kode perihal
Contoh kode surat dari Sekolah Menengah
Pertama:1785/102.1/SMP.01/KP/87
1785 Nomor urut surat ke luar
60
102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar
1 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di
wilayah I Propinsi Jabar
SMP Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut
sekolah di Kab/Kodya tersebut.
KP Kode perihal kepegawaian
07 Tahun 2007
4) Uraian Format Pengurusan Surat
1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin), menggunakan lembar
pencatatan lembar pengantar surat rutin.
2) Lembar pengantar surat penting disebut kartu kendali.
Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali, kartu
kendali berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat
dengan tepat dan cepat, dan sebagai arsip pengganti.
Tata cara pengisian kartu kendali:
a) Kolom : M melambangkan surat masuk
K melambangkan surat ke luar
Bila yang dilayani surat ke luar maka
huruf M dicoret dan bila yang dilayani
surat masuk maka huruf K dicoret.
b) Kolom tanggal : Tempat tanggal penerimaan/
pengiriman surat
c) Kolom nomor urut : Tempat nomor urut penerimaan dan
pengiriman surat, dari 01 dan
seterusnya dalam waktu satu bulan.
d) Kolom indeks : Tempat indeks / masalah dalam surat
sesuai cara pelaksanaan mengindeks
arsip.
e) Kolom kode : Tempat kode/ tanda klasifikasi
danpenggolongan surat yang sesuai
dengan pola klasifikasi arsip yang
berlaku.
61
f) Kolom hal : Tempat perihal yang termaktub dalam
surat.
g) Kolom isi ringkas : Tempat ringkasan dari surat.
h) Kolom lampiran : Tempat jumlah lampiran dan macam
lampiran yang ada.
i) Kolom dari/kepada : Tempat dari/ kepada siapa surat
diterima atau dikirim. Untuk surat
masuk, kata ”kepada” dicoret dan
untuk surat ke luar kata ”dari” dicoret.
j) Kolom pengolah : Tempat satuan organisasi yang
dianggap bertanggung jawab di dalam
penyelesaian surat tersebut.
k) Kolom tanggal : Tempat tanggal surat yang diterima/
dikirim.
l) Kolom paraf : Tempat nomor paraf yang menerima
surat di tata usaha pengolah/ sekretaris
pengolah.
m) Kolom nomor surat : Tempat nomor surat yang diterima/
dikirim.
n) Kolom catatan : Tempat keterangan yang perlu dicatat/
tunjuk silang kalau diperlukan.
5) Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian.
Arsip harus dikelola dengan cara:
a) Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
(1) Sistem masalah,
(2) Sistem abjad
(3) Sistem tanggal
(4) Sistem wilayah
b) Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar
terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang
menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte status sekolah,
dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan
pokok kearsipan).
62
c) Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan
penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan
mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun
1979 tentang Penyusustan Arsip.
1. Macam-macam Surat dan Pengertiannya
Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu
memahami pengertian surat berdasarkan macamnya, adalah sebagai
berikut.
a) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.
b) Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi
hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.
c) Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh
atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan.
d) Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan
atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang
berisi catatan singkat tentang tugas.
e) Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau
pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan
atau barang, bahan lain yang dikirimkan.
56
f) Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan
menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang
perlu cepat disampaikan melalui telegraf.
g) Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang
ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
h) Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara
melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah
yang telah ada.
i) Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk
menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.
j) Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang
berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
k) Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa
untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
l) Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan
mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau
masyarakat umum.
m) Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
n) Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar
tidak menimbulkan keraguan.
o) Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian
atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk
lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.
p) Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima
surat masuk atau mengirim surat keluar.
q) Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat
menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk
mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
r) Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi
surat.
s) Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.
2) Menyusun Surat.
57
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat, yaitu:
Syarat Surat
a) Objektif
b) Sistematis
c) Singkat, tidak bertele-tele
d) Jelas masalahnya, alamat tujuan dan alamat pengirim
e) Lengkap isinya
f) Sopan
g) Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan
sebagainya)
Bahasa Surat:
a) Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinya
oleh penulis surat.
b) Bahasa baku/ resmi, yakni sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.
Bagian Surat:
Kepala surat
Tanggal Suar
Nomor Surat
Perihal
Alamat dalam
Salam pembuka
Isi surat
Salam penutup
Nama Jabatan (penutup surat)
Inisial
Tembusan
Bentuk Surat:
1) Resmi/Official Style
2) Lurus Penuh/ Full Block Style
3) Lurus/ Block Style/ Modified Block Style
4) Setengah Lurus/ Semi Block Stye
5) Sederhana/ Simplified Style
6) Lekuk/ Idented Style
58
7) Alinea menggantung/ hanging paragraf
8) Lurus dengan perihal atau ” Pokok Surat/ Subject Notice.
3) Pengurusan Surat
Pengurusan surat meliputi: mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan
surat baik surat masuk maupun surat keluar.
a) Pengurusan Surat Masuk
Urusan kerja pengurusan surat masuk, yaitu: menerima surat masuk
dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan/
paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilih surat
untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi, memilih surat dinas
atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka).
Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga, yaitu:
(1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin)
Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana
pencatat surat, melainkan menggunakan lembar pengantar surat
rutin. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang
menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan
berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. Selanjutnya,
masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar
surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang
bersangkutan.
(2) Pengurusan surat masuk penting
Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila:
Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat
berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan;
Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga
dapat menimbulkan kerugian;
Surat memerlukan tidak lanjut;
Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang
bersangkutan.
Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang
surat tersebut di tempat lain.
59
(3) Pengurusan Surat Rahasia
Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan
disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.
b) Pengurusan Surat Keluar
(1) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar
pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat
penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
(2) Surat ke luar dibagi tiga golongan:
(a) Surat biasa
(b) Surat penting
(c) Surat rahasia.
(3) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat
sampai pengirimannya.
(4) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep
surat.
(5) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas
tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat.
(6) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu.
(7) Kode surat ke luar, meliputi:
(a) Kode unit kerja
Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor
Wilayah di Propinsi.
Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi.
Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya
Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah
Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah
Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang
bersangkutan.
(b) Kode perihal
Contoh kode surat dari Sekolah Menengah
Pertama:1785/102.1/SMP.01/KP/87
1785 Nomor urut surat ke luar
60
102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar
1 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di
wilayah I Propinsi Jabar
SMP Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut
sekolah di Kab/Kodya tersebut.
KP Kode perihal kepegawaian
07 Tahun 2007
4) Uraian Format Pengurusan Surat
1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin), menggunakan lembar
pencatatan lembar pengantar surat rutin.
2) Lembar pengantar surat penting disebut kartu kendali.
Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali, kartu
kendali berfungsi sebagai alat penelusur untuk menemukan surat
dengan tepat dan cepat, dan sebagai arsip pengganti.
Tata cara pengisian kartu kendali:
a) Kolom : M melambangkan surat masuk
K melambangkan surat ke luar
Bila yang dilayani surat ke luar maka
huruf M dicoret dan bila yang dilayani
surat masuk maka huruf K dicoret.
b) Kolom tanggal : Tempat tanggal penerimaan/
pengiriman surat
c) Kolom nomor urut : Tempat nomor urut penerimaan dan
pengiriman surat, dari 01 dan
seterusnya dalam waktu satu bulan.
d) Kolom indeks : Tempat indeks / masalah dalam surat
sesuai cara pelaksanaan mengindeks
arsip.
e) Kolom kode : Tempat kode/ tanda klasifikasi
danpenggolongan surat yang sesuai
dengan pola klasifikasi arsip yang
berlaku.
61
f) Kolom hal : Tempat perihal yang termaktub dalam
surat.
g) Kolom isi ringkas : Tempat ringkasan dari surat.
h) Kolom lampiran : Tempat jumlah lampiran dan macam
lampiran yang ada.
i) Kolom dari/kepada : Tempat dari/ kepada siapa surat
diterima atau dikirim. Untuk surat
masuk, kata ”kepada” dicoret dan
untuk surat ke luar kata ”dari” dicoret.
j) Kolom pengolah : Tempat satuan organisasi yang
dianggap bertanggung jawab di dalam
penyelesaian surat tersebut.
k) Kolom tanggal : Tempat tanggal surat yang diterima/
dikirim.
l) Kolom paraf : Tempat nomor paraf yang menerima
surat di tata usaha pengolah/ sekretaris
pengolah.
m) Kolom nomor surat : Tempat nomor surat yang diterima/
dikirim.
n) Kolom catatan : Tempat keterangan yang perlu dicatat/
tunjuk silang kalau diperlukan.
5) Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian.
Arsip harus dikelola dengan cara:
a) Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
(1) Sistem masalah,
(2) Sistem abjad
(3) Sistem tanggal
(4) Sistem wilayah
b) Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar
terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang
menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte status sekolah,
dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan
pokok kearsipan).
62
c) Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan
penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan
mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun
1979 tentang Penyusustan Arsip.
Organisasi Sekolah download
Organisasi Perpustakaan Download
Organisasi komite Sekolah download
Contah SK
SK Penetapan Komite download
SK Rengking download
SK Pengangkatan Honorer download
SK Mengajar download
Contah Persuratan
Kelakuan Baik Siswa download
Berita Acara download
Undangan Rapat Wali Murid download
Posting Komentar